Adressen und Versand

Mail und Post sowie Postbücher

Mail & Post ist der Bereich für physische Eingangspost, ihre Digitalisierung und die Verwaltung der Originale. Er ist vom eigenen Dokumentupload und von der E-Mail-Weiterleitung zu unterscheiden.

Vor der Nutzung

1. Öffne Einstellungen → Mail & Post.
2. Prüfe, ob der Service buchbar und dein Zugang aktiviert ist.
3. Prüfe die zugeteilte Postadresse beziehungsweise den persönlichen Postcode.
4. Erfasse die erforderlichen Angaben und die angezeigte Berechtigung zum Öffnen der Post.
5. Leite physische Post erst an eine bestätigte aktive Adresse um.

Wenn „bald buchbar“ angezeigt wird, ist der Service noch nicht für dich nutzbar. Lass die Aktivierung vor einer Umleitung bestätigen. Ein digitaler Schreibtischzugang richtet nicht automatisch einen physischen Postservice ein.

Digitalisierte Post bearbeiten

Nach der Erfassung können Umschlag und Inhalt dem Kundenpostfach zugeordnet werden. Öffne den Eingang, prüfe die richtigen Unterlagen und ordne sie einem Vorgang oder Ordner zu. Ein Umschlagbild und ein Inhaltsdokument können getrennte Ansichten sein.

Originale sammeln

Die Serviceeinstellungen sehen Sammelzeiträume von 90 oder 180 Tagen vor. Prüfe den ausgewählten Zeitraum und die angebotene Regelung für Originale. Die Anzeige allein ist keine automatische Beauftragung einer Weiterleitung oder Vernichtung. Vereinbarte Originalzustellung und Kosten sind gesondert zu beachten.

Posteingangsbuch und Postausgangsbuch

Die Bücher dienen dem Nachvollziehen erfasster Vorgänge. Ein Eintrag im Posteingangsbuch ist keine eigene Lesefreigabe für ein Teammitglied. Ein Eintrag im Postausgangsbuch ist kein allgemeiner Zustellnachweis.

Fehler bei der Zuordnung

Wenn fremde oder unvollständige Unterlagen erscheinen, informiere den Support mit Vorgangsdatum und Dokumenttitel. Verwende das betroffene Dokument nicht weiter, bis die Zuordnung geklärt ist.