Dokumente

Dokumente ordnen und wiederfinden

Der Dokumenteneingang ist die erste Prüfstelle für neue Unterlagen. Die Ablage nutzt vorhandene Bereiche und bei Bedarf eigene Ordner. Suchbegriffe helfen beim Wiederfinden von Absendern, Aktenzeichen und erkannten Texten.

Ein Dokument ablegen

1. Öffne Posteingang beziehungsweise den Dokumenteneingang im Schreibtisch.
2. Wähle einen Ordner oder eine Ansicht aus.
3. Öffne die Vorschau des neuen Dokuments.
4. Prüfe Inhalt, Absender, Titel und Datum, soweit angezeigt.
5. Verschiebe das Dokument in den passenden vorhandenen oder eigenen Ordner.
6. Suche es anschließend mit einem Begriff aus dem Inhalt, um die Ablage zu kontrollieren.

Eigene Ordner verwenden

Lege einen neuen Ordner mit einem eindeutigen Namen an, zum Beispiel „Mietvertrag“, „Projekt Wasser“ oder „Vereinsvorstand“. Verwende wenige, verständliche Namen. Ein Ordner ist eine Ablage; eine Empfängergruppe im Adressbuch erfüllt eine andere Aufgabe.

Dokument ansehen und herunterladen

Wähle das Dokument und öffne die Seitenübersicht. Bei längeren Dokumenten können zunächst nur wenige Vorschaubilder sichtbar sein. „Weitere Seiten“ erweitert die angezeigte Vorschau. Im Dokumentbetrachter kannst du das vollständige Dokument oder einen angebotenen Seitenbereich herunterladen.

Rechnungen gesammelt sichern

Die Rechnungsansicht bietet eine Auswahl zum Speichern von Rechnungen. Für den lokalen Ordnerzugriff ist ein geeigneter Browser erforderlich; alternativ lade die Dateien einzeln herunter. Ein Link zum eigenen E-Mail-Programm ersetzt keine automatische Übertragung an eine Buchhaltungssoftware.

Papierkorb

Verschieben in den Papierkorb und endgültiges Löschen sind unterschiedliche Vorgänge. Prüfe den Inhalt vor „Für immer löschen“ oder vor dem Leeren des Papierkorbs. Ein endgültig gelöschtes Dokument lässt sich über die normale Oberfläche nicht einfach wiederherstellen.