Dokumente

Dokumente aus E-Mails übernehmen

Appsely kann Dokumente aus weitergeleiteten E-Mails in den Dokumenteneingang übernehmen. Die persönliche Appsely-Eingangsadresse ist dafür vorgesehen. Sie ist kein allgemeines Ausgangspostfach für Marketingnachrichten.

Eingangsadresse einrichten

1. Melde dich im betreffenden Konto an.
2. Öffne den Bereich „Meine Appsely-E-Mail“, soweit im Konto angeboten.
3. Lass eine persönliche Adresse erzeugen oder kopiere die bereits angezeigte Adresse.
4. Leite zunächst eine einzelne Nachricht mit einem passenden Dokumentanhang an diese Adresse weiter.
5. Kontrolliere im Posteingang, ob das Dokument dem richtigen Konto zugeordnet wurde.

Ein Beispiel für die Struktur lautet am-xxxxxxxx@post.appsely.com. Verwende immer die tatsächlich angezeigte Adresse deines Kontos.

Weiterleitung im eigenen Postfach

Richte eine Weiterleitung oder Filterregel beim vorhandenen E-Mail-Anbieter ein. Der Anbieter kann eine Bestätigung der Zieladresse verlangen. Beginne mit einem begrenzten Filter, etwa für Rechnungen eines bestimmten Absenders. Prüfe das Ergebnis, bevor du weitere Absender einbeziehst.

Was übernommen werden soll

Der vorgesehene Eingang konzentriert sich auf Dokumente und Anhänge. Reine Textnachrichten, Newsletter und unerwünschte Nachrichten können ausgefiltert werden. Wenn kein Dokument erscheint, kontrolliere Anhang, Dateiformat, Kontingent und Weiterleitungsziel.

Buchhaltung

Lade relevante Rechnungen herunter und verwende den vorgesehenen Importweg deiner Buchhaltungssoftware. Nutze eine angezeigte Funktion zur Übergabe nur dann, wenn sie für dein Konto eingerichtet ist. Die Speicherung im Schreibtisch allein bedeutet nicht, dass eine Rechnung bereits in Lexoffice oder einem anderen System gebucht wurde.

Keine Akquise E-Mails über Appsely

Das Akquise-Team versendet keine E-Mails über Appsely. Ein Link „E-Mail-Programm öffnen“ startet das eigene Programm. Telefon und eigenes WhatsApp werden ebenfalls über die eigenen Dienste genutzt.