Die vollständige Übersicht über Dokumente und Unterlagen
Papierpost, E-Mails, Anhänge und eigener Schriftwechsel werden gemeinsam verarbeitet, geordnet und dauerhaft auffindbar gemacht.
Keine Buchhaltung
Appsely Schreibtisch ist eine Dokumentenverarbeitung und digitale Arbeitsablage. Rechnungen werden erkannt und können auf Wunsch an Lexware Office oder ein anderes Buchhaltungssystem weitergeleitet werden.
Aus verstreuten Unterlagen wird ein gemeinsamer Arbeitsbereich
Dokumente liegen nicht mehr getrennt in Papierordnern, E-Mail-Postfächern, Downloads und verschiedenen Programmen. Appsely führt die Informationen zusammen und stellt den Zusammenhang zwischen Dokumenten, Personen, Unternehmen, Antworten und Fristen her.
- Papierpost im Ordner
- Anhänge im E-Mail-Postfach
- Fristen im Kalender
- Antworten in einzelnen Dateien
- Ein Dokumenteneingang
- Ein vollständiger Vorgang
- Eine gemeinsame Suche
- Ein nachvollziehbarer Ablauf
Papierpost, E-Mail und Dateien gemeinsam erfassen
Selbst einscannen
Papierpost selbst digitalisieren und direkt in den Dokumenteneingang übernehmen.
E-Mail weiterleiten
E-Mails und Anhänge über die persönliche Appsely-Adresse automatisch verarbeiten lassen.
Post & Mail nutzen
Optional übernimmt Appsely den Eingang und die Digitalisierung der Papierpost.
Der Schreibtisch übernimmt die tägliche Dokumentenarbeit
Sieben Bereiche für den vollständigen Arbeitsablauf
Die folgenden Funktionen erweitern den Schreibtisch von der Dokumentenablage zu einem vollständigen Vorgangssystem.
DokumenteneingangDokumente aus unterschiedlichen Quellen zuverlässig übernehmen und für die Verarbeitung vorbereiten.+
- –Dateien per Drag-and-drop hochladen
- –Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen
- –PDF, JPG, PNG, Word und E-Mail unterstützen
- –Mehrseitige Scans automatisch trennen
- –Zusammengehörende Seiten wieder verbinden
- –Verdrehte Seiten automatisch ausrichten
- –Doppelte Dokumente erkennen
DokumentenübersichtAlle Unterlagen nach Status, Absender, Zeitraum und Vorgang überblicken.+
- –Status: neu, geprüft, erledigt oder archiviert
- –Absender, Datum, Dokumentart und Vorgang anzeigen
- –Nach Zeitraum, Unternehmen, Status und Dokumentart filtern
- –Wichtige Dokumente als Favoriten markieren
- –Eigene Ordner und Schlagwörter verwenden
BearbeitungDokumente und einzelne Seiten direkt im Schreibtisch bearbeiten.+
- –Dokumente umbenennen
- –Seiten löschen, drehen oder neu anordnen
- –Mehrere Dokumente zusammenführen
- –Einzelne Seiten herauslösen
- –Notizen und interne Kommentare hinzufügen
- –Falsche automatische Zuordnungen korrigieren
Fristen und AufgabenTermine aus Dokumenten übernehmen und nachvollziehbar bearbeiten.+
- –Fristen aus Dokumenten übernehmen
- –Eigene Erinnerungen festlegen
- –Wiederkehrende Fristen anlegen
- –Zuständige Person bestimmen
- –Fristen als erledigt markieren
- –Per E-Mail und im Kundenkonto erinnern
SchriftwechselAntworten direkt mit dem ursprünglichen Dokument und Vorgang verbinden.+
- –Antwort direkt aus dem Vorgang erstellen
- –Vorlagen für Kündigung, Widerspruch, Rückfrage und Mahnung
- –Absender- und Empfängerdaten automatisch übernehmen
- –Antwort als PDF speichern
- –Verbindung zu Appsely Mail für den Briefversand
- –Gesamten Schriftwechsel beim Vorgang aufbewahren
WeitergabeDokumente kontrolliert teilen oder nach festgelegten Regeln weiterleiten.+
- –Sicher mit Steuerberater, Mitarbeiter oder Dienstleister teilen
- –Zeitlich begrenzte Freigabelinks erstellen
- –Vollständige Dokumente oder ausgewählte Seiten teilen
- –Erkannte Rechnungen nach Regeln weiterleiten
- –Übertragungsstatus anzeigen
Nachweis und SicherheitOriginale schützen und jede wichtige Verarbeitung nachvollziehbar machen.+
- –Ursprüngliche Datei unverändert aufbewahren
- –Bearbeitungen und Downloads protokollieren
- –Eingangs- und Ausgangszeit speichern
- –Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Anmeldung
- –Rollen und Zugriffsrechte
- –Vollständiger Datenexport
- –Lösch- und Aufbewahrungsregeln
Das vorhandene E-Mail-Postfach bleibt bestehen
Im bestehenden Postfach wird lediglich eine weitere Weiterleitung an die persönliche Appsely-Adresse eingerichtet. Für den normalen Schriftverkehr wird keine neue E-Mail-Adresse benötigt.
Der Kunde bestimmt, was weitergeleitet wird:
- ✓ Alle E-Mails
- ✓ Nur E-Mails mit Anhängen
- ✓ Nur Rechnungen und Dokumente
- ✓ Nur bestimmte Absender
Appsely verarbeitet die Nachricht automatisch
- E-Mail und Anhänge gemeinsam speichern
- Absender, Empfänger, Betreff und Eingangsdatum erfassen
- Anhänge per OCR auslesen
- Dokumente erkennen und Vorgängen zuordnen
- Fristen und wichtige Angaben übernehmen
- E-Mail und Dokument gemeinsam durchsuchbar machen
- Erkannte Rechnungen optional weiterleiten
Alle Unterlagen an einem Ort
Selbst eingescannte Papierpost, E-Mails und Anhänge werden gemeinsam im Appsely-Schreibtisch gespeichert.